就活のメールで「了解」と返信したいときの正しい書き方とは?

就活の日程調整や内容に関するメールのやり取りで「了解」や「了解です」と送ろうとしていないだろうか。就活のメールで「了解」という内容を送りたいとき、正しくは「了解しました」や「承知しました」を使おう。メールのやり取りからもビジネスマナーの有無は判断されてしまう。そして就活の選考では、こういったメールのやり取りもよく見られている場合が多い。

この記事では、就活のメールで「了解」という内容を送りたいときに使える言い換えや、例文、メール文を作る際の注意点を紹介する。就活のメールでミスをしないためにも、最後まで読んで準備をしよう。

就活のメールに了解と返信するのは問題あり！丁寧な言葉に言い換えよう

ここでは、就活の日程調整や内容に関するメールのやり取りで「了解」と送りたいときの正しい言い方を下記にまとめた。

就活のメールで使える「了解」の言い換えは、この4つである。多くの場面ではこの4つの言い方で問題ないので、参考にしてほしい。ひとつひとつ詳しく説明していく。

「了解です」より「了解しました」のほうがビジネスマナーあり！

就活で送るメールでは「了解」や「了解です」ではなく、「了解しました」を使おう。「了解」には内容をちゃんと理解しましたという意味合いが込められている。他の表現である「承知」や「わかりました」と似た意味合いがあるが、ビジネスの場で一番ナチュラルに使われているのがこの「了解しました」だ。

注意が必要なのが、「了解です」という表現。この表現は部下や同僚に対して適した表現のため、目上の方に使うのは良くない。このことからもわかるように、就活でのメールでは「了解しました」を使おう。

「承知いたしました」は二重敬語ではない

就活でのメールでは「承知しました」や「承知いたしました」も十分に丁寧な表現として使える。中には「承知いたしました」は、「承知」も「致す」も丁寧な言葉なので、二重敬語ではないかと思う人もいるかもしれない。しかし、それは間違いである。

なぜなら「承知」は丁寧な表現というよりは硬い表現で、それに「致す」という丁寧な表現をつけることによって成り立っているからだ。以上のことから、就活のメールでは「承知しました」も「承知いたしました」も適切な表現として使うことができる。

「畏まりました」は高い敬意をイメージさせる

就活でのメールで「畏まりました」は正しい表現として使うことができる。「かしこまる」には、目上の人からの言葉を謹んで受け取るという意味合いがあり、より高い敬意をもつ表現なのだ。今回紹介した表現の中では「畏まりました」が一番高い敬意を示す言葉として使われている。就活のメールでより丁寧に「了解」という内容を送りたい場合は、「畏まりました」を使おう。

理解したことを反復して「了解」を伝える

理解したことを反復して「了解」を伝えることもできる。例えば、「では○月○日13時に✕✕に伺います。」のように文章で「了解」の意味を伝えることもできるのだ。このメッセージなら、「了解しました」や「畏まりました」を使わなくても相手に丁寧な印象を与えることができる。また、勘違いや誤解が合った場合にすぐに気づくことができるのでとてもおすすめな方法である。

就活のメールに「了解」と返信するときにそのまま使える例文！

ここでは、就活をしている大学生を想定した例文を挙げて、その例文を元にポイントを解説していく。

【例文】就活のメールで「了解」と送りたいとき

ここに載せた例文は就活でそのまま使える文章なので参考にして欲しい。

採用の可能性を上げる！メール本文のポイント

前述の例文のポイントは以下の通りである。

一文は30～40字以内で簡潔にする

就活のメールは一文を30～40字以内でまとめて、簡潔な文章にしよう。そうすると、メールを受け取る側に「了解」の内容がわかりやすく伝えることができる。もし長くなりすぎてしまう場合は、伝えようとしている内容を二文に分けたり、余分なところを削ったりしよう。このように、一文を簡潔にわかりやすくまとめられると企業側に好印象を持ってもらえるのだ。

改行を使って見やすくする

適宜、改行を使って見やすいメールにしよう。段落や意味のまとまりよりも、見やすさを重視して改行をするのがポイント。就活に限らず、相手が誰であったとしても見やすいメールは喜ばれる。このように、コミュニケーションツールの一つとして丁寧なやり取りを心がけよう。

絵文字！？♪（笑）は使わない

就活のメールでは絵文字や！？♪（笑）は原則使わない。ビジネスの場で目上の人に使うにはフランクすぎるため、基本使わないように注意しよう。

誤字脱字は要チェック

誤字脱字が無いように送る直前に再度チェックをするようにしよう。誤字脱字があると、ガサツな印象を持たれてしまい、詰めが甘いと思われてしまう場合がある。このことは、採用にも大きく関わってくるので注意が必要だ。そのため、メールの送信前に何度も確認をして誤字脱字の無いようにしよう。

企業名や敬称に間違いはないか

会社名や敬称、採用担当の方の名前を間違ってしまうととても印象が悪い。注意しすぎるくらいが丁度いいので、何度も見返して確認をしよう。もし会社名や敬称の間違いに気が付かないままメールを送ってしまったら、謝罪のメールを送るのがおすすめだ。そういった場合で使える訂正文を挙げておこう。

最後は自分の名前、学校、電話番号、メールアドレスを載せる

就活中のメールの最後は、自分の名前、学校名、連絡先を載せて締めよう。

1回載せたらコピペして使い回すのが手っ取り早い。前述の見本を元に自分の情報をまとめておこう。

仕事でも使う！就活のメールに了解と返信するときのポイントと手順

就活のメールで「了解」の内容を送りたいときは、本文の内容や言葉選びだけでなく、件名とメールを送るタイミングも重要。ここでは、「了解」を「了解しました。」や「承知しました。」にすること以外に、就活のメールで気をつけることを紹介していく。

件名

企業側から来たメールを返信する場合、件名はそのままでも良い。あなたから企業に送るメールの件名には、【メールの目的】と大学名・名前を25字以内くらいでまとめよう。件名は、ひと目見てメールの内容と送り主が誰なのか、見やすくするのがポイントだ。

良くない件名は、「お世話になっております。」や「よろしくお願いいたします。」など挨拶のみにしてしまうこと。挨拶のみの件名だと、メールの目的や誰から来たメールなのかわかりにくく、見落とされてしまう場合もある。ひと目見てわかる件名を意識して、就活のメールを送ろう。

メールを受けてから24時間以内に返信しよう

就活のメールは遅くともメールを受けてから24時間以内には返信しよう。企業へのメールはなるべく早くが原則である。送る時間帯は会社の営業時間内がおすすめだ。しかし、メールは電話とは違い相手の都合で確認する時間を決められるので、気にしすぎる必要は無い。

就活のメールで了解と送るときに他に気をつけるべき言い方は?

就活のメールを返信するときには、了解を「了解しました」や「承知しました」に直す以外にも、気をつけなくてはいけないことがたくさんある。その中でも、ポイントになる項目を4つ紹介する。

丁寧な印象のある「お伺いします」実は間違い！

「お伺いします」は日常でよく聞く言葉なので、正しいような気がするが実は間違いなのだ。正しくは「伺います」という書き方である。「伺います」も「お伺いします」どちらも正しいような気がするが、「お伺いします」だと二重敬語になってしまう。

詳しく説明すると「お伺いします」は、謙譲語の「お〇〇ます」と謙譲語の「伺う」に分解でき、同じ種類の敬語を2回使ってしまっているため、厳密には間違いなのである。就活のメールで「お伺いします」を使っても問題はないが、「伺います」のほうが正しい表現だということは覚えておこう。

敬称を二重にしない

就活のメールの宛名に「タナカ部長」や「スズキ社長」のように「名前＋役職」だけで送ると少しぶっきらぼうな感じがする場合がある。そういう場合は、「役職」「名前＋様」のように「人事部部長　タナカ様」と順番を変えて送ることもできる。

しかし、「名前＋役職」と「役職＋名前＋様」のどちらを使用しても問題はないし、役職名だけで送っても失礼な印象を与えることもない。「採用ご担当者」の場合は、役職ではなく担当者の誰かという意味のため「採用ご担当者様」と様をつけても良いが、それ以外「部長」や「社長」などを「部長様」「社長様」にしないように注意しよう。

表記を統一させる

就活のメールで使用する表記は必ず統一させよう。数字やアルファベットで半角と表記が入り乱れていたり、年月日と時間を示す際の表記がバラバラになっていたりすると、文章全体がとても読みにくくなってしまう。

また、漢字やひらがな、カタカナのバランスも重要。漢字だらけでもひらがなだらけでも読みにくい。他にも「いたします」と「致します」など、同じ単語はひらがなか漢字のどちらかで統一させることも重要だ。就活のメールは表記を統一させることによって、読みやすいメールにしよう。

就活のメールで返信が不要なパターンもある

就活中の来たメールは、すべてに返信しなくてはいけないと気を張りすぎていないだろうか。実は就活のメールでは、返信する必要のない場合もある。

基本、企業から来たメールにはなるべく早くすべてに返信したほうが良いが、前述の場合なら返信が不要なことが多い。このように時と場合を判断して、企業に対してマナーを持った行動を心がけよう。

総括︰就活のメールで了解と送るときはマナーを守ろう

ここまで、就活のメールで「了解」という内容を伝えたいときに気をつけることと例文を紹介してきた。ビジネスのメールは大体の型が決まっているため、コツを掴めば難しくない。

• 「了解」は「了解しました」や「承知しました」など丁寧な表現に言い換えよう
• 簡潔なメールをなるべく早く返信しよう
• 誤字脱字、敬語、相手の名前は要チェック

就活生にとっては慣れないメールのやり取りで不安に感じるだろう。しかし、このように表記やマナーに気をつけてメールを送ることができれば、必要以上に不安になる必要はない。このように時と場合を判断して、企業に対してマナーを持った行動を心がけて、就活を成功させよう。